提升專注力，降低外部干擾，我的 4 個訣竅
在我職涯的早期，我是個需要協助他人解決問題的工程師，所以我除了要寫程式外，還需要經常回覆郵件跟接聽電話，我的工作經常會被打斷。而當我處理完電話或郵件後，我往往需要一小段時間才能回到原先的專注狀態。
而我一整天的時間就在這種專注一小段時間，被打斷，重回專注，再專注一小段時間，又被打斷的循環中度過。
在這樣的工作狀態下，人的生產力可能只有全神貫注時的 60-80%。
而我真正能長時間專注的時間是下班後，我回到家洗完澡，我就會開始研究技術，有時可以長達 5-6 個小時不受干擾，進入所謂的心流狀態，高專注力，高產出，直到鬧鐘響起或從心流狀態中退出。
曾經我以為這是每個人在工作中都會碰到的狀況，總是被打斷，總是有臨時任務出現，總是有意外，無法長時間專注，只能接受一個工作效率打折的結果。
直到我 26 歲時我主管看見我忙到焦頭爛額，每天都有很多瑣碎的事情得處理，但手邊又卡了幾個不能 delay 的案子。有一天他告訴我：「舒帆，如果你在位置上會被打擾，你要不要去會議室工作比較能專心？」
我覺得有點疑惑，回問他：「這樣好嗎？」
他問我：「會有什麼問題嗎？」
我說：「如果別人要找我找不到，他的問題卡住了怎麼辦？」
他告訴我：「其實多數的問題都沒有急到當天得處理完，大家只是習慣打電話比較快，如果是嚴重的問題，那他們就會想辦法找到你。你可以試著用這種方式來過濾重要訊息。」
我聽完他的建議後我立刻拿著我的電腦，進到一間無人的會議室工作，享受一整個下午都沒有電話干擾的專注。專注，可以提升一個人的工作品質，讓生產力提升，減少損耗，其實是一件非常重要的事。
但在現實生活中，維持專注顯得非常困難，因為有很多的外力在干擾著自己。但如果我們回過頭來正視這個問題，用內部歸因的思維來想想，面臨這個處境，我們可以做些什麼讓自己可以維持專注？
在過去 10 多年的實踐中，我找到了幾個很有效的訣竅，在此分享給大家。
隔離變因與降低干擾
第一個方法就是我主管教會我的，將那些會干擾你的變因隔離開來。當電話是干擾因素，那就把電話設靜音；當有人習慣到你的座位來找你，那就換個地方辦公；當社交軟體的訊息會讓你忍不住一直想看，那就將通知提示關閉。隔離變因是讓自己維持專注最重要第一步。
以下我列出一些常見的變因，以及我建議的處理方式：
- 社交軟體，設定專注時刻，當你需要專心時將社交軟體的通知關閉，聲音、震動、畫面提示全部都關閉。
- 電話或手機，一樣設定專注時刻，需要專注時電話切換成靜音模式，甚至直接將電話拿起來都可以考慮。如果你覺得這樣對打電話來的人沒禮貌，那我建議你眼不見為淨，把自己關在會議室中，把電話留在座位上。
- 電子郵件，關閉桌面提示，一個職場工作者，一天下來可能會接收數十封郵件，如果你開啟桌面提示就意味著你一天得接收幾十次從右下角跳出的訊息，你總會忍不住分心去點它，然後就開始回覆那封郵件。
- 隨時跑來找你的同事，請對方有事先發郵件，並表示你會抽空回覆。如果有些人講不聽，那我建議你在必要時還是可以把自己關在會議室中，直接將這個變因隔離開。
在落實上面這些項目時，我相信有些人的心裡還是會有一些障礙，那就是這樣真的可以嗎？會不會被主管罵，會不會被同事討厭呢？
在此，我先跟大家分享一個核心思維，那就是真正重要的事，不管你躲到哪裡，總會有人能找到你。而沒有積極找你的問題，絕大多數都不是那麼重要。
我在前公司時，我被加入了上百個群組，每個案子、每個部門、每個產品都有若干群組在討論事情，有些訊息確實很重要，但 90% 以上的訊息晚一點看或晚一點處理並不會怎麼樣。所以我在一段時間後認為，我只要不忽略那 10% 的訊息，我大可不看群組中的討論。
但因為剛開始時我還不知道哪些訊息重要，哪些不重要，因此我剛開始時是每個群組的訊息都看，然後慢慢將一些群組的通知關閉，只在有空的時候才看。
一個月後，我會及時看的群組大約剩下 10 個，但還是有點多，所以再觀察一陣子後，我將多數群組的訊息設定成有 @ 我時才通知我。而固定會看的群組則剩下 3-4 個。
又過了一陣子，我開始試著不即時看這幾個群組的訊息，而是選擇有空時才看看。剛開始我會漏掉一些需要盡快處理的問題，但總是會有人提醒我「群組內的訊息快看一下」、「老闆在找你」，所以我會在接到通知時去看看怎麼一回事。發生這種狀況的機率大約只有 10% 左右。
而當老闆問我為何沒有即時處理問題時，我會先跟他說聲抱歉，剛剛正好在會議中或正在處理一件事沒有留意到。老闆多半不會太為難我，因為他也知道我很忙。而那些真正重要，或者重大的事件，我團隊內的人或我主管肯定會想盡一切方法在第一時間找到我，所以我看不看群組訊息根本也不重要。
只要不耽擱真正重要的事，其實沒必要總是第一時間接收與回覆，真正重要的事，你躲到哪邊去都會被通知到，而不重要的事，沒即時處理的影響也不大。
提到隔離變因，我曾在專案管理學程中分享過一個有趣的案例。公司內有個 PM 為了確保專案的技術架構師能在後天前完成架構設計工作，好讓專案能順利展開。決定上班時在公司門口堵這位架構師，在他一進辦公室後就把他抓到一個獨立的會議室中工作，讓他不受到其它人的干擾，專注的把專案架構完成。
當年第一次聽到這個案例時覺得有趣極了，但後來想想，對 PM 來說這個做法才能有效的控制風險。
建立工作規律
第二個強化專注度的方法是建立工作的規律。以下幾項是我個人的習慣：
- 上午不開會，如果能選擇，我不會排上午的會議，我會盡可能把上午保留給自己，包含思考工作上的問題，或者處理一些手邊該處理的緊急任務。若要開會，則往下午排。
- 不開會原則，用一對一對談與郵件替代會議，不要凡事開會，尤其是例行性會議應該盡可能避免。如果只是取得共識，那就跟關鍵關係人一對一討論，並將共識的結果同步出來。當有問題要解決時，優先思考不開會就能解決的方法，而不是凡事開會。
- 固定回郵件時間，我不會一天到晚看信箱，而是會固定幾個時間看，一早進辦公室時會很快的掃一下有沒有要先處理的信件，中午吃飯前也會看一下，下午下班前也會再看一次，一天大概就看三次。如果信件多的話，我會設定郵件規則，自動幫我把重要的信件整理出來。
如果有人問我有沒有收到郵件，我會直接回覆他我會晚一點看，而不會因為被他詢問就立刻去收信。
- 固定看訊息時間，訊息跟郵件被我視為是雷同的溝通媒介，所以看跟處理的時間其實差不多。但我不會真的把每個群組的訊息都看過，而是只看那些被我釘選為重點的群組訊息。
在落實這些規律時，你可能會經常遭遇到各種挑戰，例如有人就是想安排上午的會議，其它人都可以配合，就自己不行時怎麼辦？或者別人就是想開會討論，就你不想開的時候又該怎麼辦？
我的做法是不輕易妥協+軟硬兼施。
上面這些問題我過往都碰過，有人找我開會，然後說他已經確認過其它人的時間，敲定禮拜三上午，擺明不給我選擇空間時，我是怎麼處理的呢？
我告訴他禮拜三上午我有安排其它工作，如果這個會議真的需要我參加，那看是否能改個時間，或者事先讓我知道我需要做的事，我先整理一些資料給與會者，這樣就算我沒有參加會議也沒關係。
我沒有要刁難對方，但我也不想讓別人隨意打亂我的行程，所以我提出一個有誠意幫對方解決問題的方法，看看對方怎麼選擇。這是軟性的溝通模式。
那硬的溝通又怎麼做呢？我會明白告訴對方事先沒有知會我，如果解決問題的責任在他，而我是輔助的話，那他有責任避免這種事發生，而不是把責任強壓在我身上，搞得像我不配合他是我的問題一樣。
你必須讓那些跟你一起工作的人知道你看待時間的原則，當你愈是勇敢站出來捍衛自己的原則，你愈能維持自己的工作規律，專注度才能維持高檔。
降低依賴，抓回主控權
你有多少工作是靠著你一個人一條龍搞定的？我相信比例並不高。
而又有多少事情是你一個人搞砸的？我相信比例也不高。
多數的工作任務，都是需要跟同事們合作一起完成的，我要展開明天的任務 B 前，行銷部門的同事需要先完成 A 任務才行，而在我完成明天的任務後，研發部門才能投入任務 C。
A、B、C 三個任務是有先後關係的，而這也意味著，如果 A 任務出狀況，就會連帶影響到我的 B 任務，以及研發的 C 任務，這種一環扣一環的任務關係就是所謂的相依性(dependency)。而一個 A 任務延誤不只影響到 B、C 任務，你還得連帶的調整其它工作行程，這是個連鎖效應。
那麼面對相依性，你的態度是什麼？是接受同事可能會 delay 的事實，還是會積極的避免對方出現 delay 呢？
我的做法是主動管理他，而不是把主控權交給對方。
如果我對對方的工作產出沒把握，那我一定會設定查核點，也就是我要確認他的階段性產物，以確保他不會出差錯。如果過程中真的出了差錯，我會讓對方知道因為他的工作控管不當，連帶影響到我，我會讓對方知道他的責任，而不會總是做一個好人。
我們的工作之所以有很多不必要的變更，其中一個關鍵原因就是我們太容易接受這種因他人工作控管不當而造成的問題。我們會想盡辦法幫對方找理由，並告訴自己對方不是故意的，他也不願意這樣子。但是當我們愈是如此互相包容，我們距離把事情做好就愈遠了。
我的建議是，心態上可以包容，並且協助對方解決問題，但做法上一定要讓對方知道他有義務把事情搞定，並避免下次再發生。當所有人都用高標準看待自己的工作時，幫忙擦屁股的機率會大幅降低，工作中的臨時任務也會減少，大家的專注度自然更高。
如果你要打造一個專注的工作環境，那你一定要讓身邊的伙伴知道你的工作習慣與方法，讓對方知道跟你一起工作時的注意事項，並主動來配合自己，而你也可以明確的告訴對方這樣做對他的好處是什麼，盡可能找出一個雙方都能接受的合作模式，而非你單方面去遷就對方。
避免一心多用
最後一個訣竅是避免一心多用。同一個時間點只專注做好一件事，不要分心做很多件事，否則你將會花比預期更多的時間。
當你一邊工作還要一邊留意手機訊息時，你的專注度會很差，時間到了工作沒做完，手機訊息也沒有回覆完。或許這世界上有些人能做到一心多用，同一時間處理多個不同任務，但你跟我可能都不具備這樣的能力，所以確保專注的關鍵在於一次只做一件事，一件一件做好。
如果你經常要一心多用，那就意味著有太多的變因在影響你，你應該學著隔離變因，讓自己不受干擾才行。
本篇著重在於降低外部干擾，但如果你在獨處時還是很難專注，那我會建議你做心流練習，本篇因篇幅有限，下次有機會再跟大家分享我的心流實踐。
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