[電子報]20250326 - v7，寫作靈感枯竭，陷入內容荒
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讓會議開的更有效率六個要點
開會，是每個職場工作者都無法避免的工作任務之一，懂得開會的人，工作效率一般很好，也能透過會議解決許多的問題。但也有很多人即便開了數百次會，還是無法把會議開好。 如何開好一個會議呢？往下我將跟大家分享我過去開會的方法。 首先，請記得以下幾個原則，會議最忌以下幾件事： 第一，會而不議，大家聚在一起了，卻沒有討論什麼重要的事 第二，議而不決，討論了議題，但卻沒有做出任何決議 第三，決而不行，大家決定好怎麼做了，但卻沒有採取任何行動 緊接著，就讓我們來看看有效開會的步驟與方法吧。 1.目的要清晰 年輕的時候如果有人邀請我去開會，我通常也不太問為何需要開這個會，而是先到現場再隨機應變，有時討論的議題我熟悉，我便能侃侃而談，但若是我不熟悉的主題，然後我也沒準備，去到現場大概就是幫忙製造二氧化碳。 年紀稍長，開始覺得時間異常重要，每次會議前我總會先詢問：「今天要討論什麼？會議結束後期望得到什麼結論？ 」 若今天是專案啟動會議，那你的目的是取得大家的承諾，你一定要把你要他人承諾的事情寫在專案議程中，並逐一獲得大家的承諾；如果是決策方案會議，那你要把候選的方案條列，並說明不同方案間的優劣
例行性會議，反應了一家公司管理的素質
要看一個主管的管理品質，就看他怎麼開例行性會議的。 只要讓我參與幾次例行性會議，我就知道團隊目前的問題在哪了。 例行性會議會凸顯以下資訊： 1. 團隊是在解決問題，還是在彙整資訊。 2. 團隊是主動找答案，還是在等主管作主。 3. 主管是否善用引導與提問來提升團隊能力。 4. 會議的主軸是否清晰，反應了團隊運作是否高效。 5. 團隊是缺乏意願、意識、能力任一或多種。 其實例行性會議就是團隊運作的縮影，這是團隊慣性，騙不了人。 你相信嗎？只要改變例行性會議的報告內容、進行方式與跟進工作，團隊的整體能力也會有大幅度的提升。 這就是我常講的「管理槓桿」，從小的改變來撬動大的變化。 幾乎每個公司、每個部門都會有例行性會議與報告，很多人可能覺得這樣的會議很沒意義，就是大家形式上做做樣子，把要講的講一講就結束了，但如果，你希望把管理做得更到位，那例行性會議對你來說就非常關鍵，重要性甚至遠高於月會。 例行性會議是你跟團隊互動的好機會，而月會一般是面對老闆，兩者的對象不同，重點不同，報告方式也不一樣。 本文我暫且回到例行性會議上，身為一個主管或會議主持人，在聽工作報告時，
降低不確定性，提升成功率
昨天在幫一家企業上管報相關課程，課堂中我有張投影片放了兩家企業逐月的營收表現。A 企業的表現高底起伏很明顯，B 企業則表現相對較穩定，但這兩家企業全年的業績總額是一樣的。我問大家：「兩間公司讓你選一間，你會覺得哪間公司更棒？」 大家不約而同地選了 B 企業。我進一步問大家：「為什麼？」 我獲得得答案是：「B 企業感覺較穩健，而且看起來逐季在成長。」 B 企業會被認定為穩健，跟他的營收波動較小有關，一家營收波動小的公司，我可以合理相信他對營收的管理有一套方法在，知道做什麼事可以提升預估業績與實際業績間的一致性。 同一堂課程中，我分享了另一個案例，這個案例是在某次的業務週會上，有個部門的業績未達標，落後了30%左右，此時業務主管表示他們可以在本週補上落後的業績。 我問他：「你如何做到？」 他告訴我：「我會督促團隊努力做，拼命做，總之，本週一定會趕上。」 可我現場直接告訴他：「團隊拚了命，應該也無法在本週把進度追上。」 現場我算給他看，清楚的讓他知道為何他的承諾完全忽略了現實。 落後 30% 的業績，實際金額是 600 萬，
讓自己成為實質上的「甲方」
在商務合作上，通常支付錢的那一方會被當成甲方，而負責提供勞務、商品或服務的那一方則被視為乙方，但這只是合約上面的設定。 但在商務談判上，永遠是話語權高的一方才是真正甲方，而放不下的那一方才是乙方。 當你有很多供應商做選擇時，你很容易放下，也可以成為當然的甲方，但如果你沒有其他選擇，你的需求只有這家供應商能滿足，而且這案子你不做會面臨重大虧損或麻煩，那你表面上是甲方，但實質就是乙方，因為供應商可以跟你漫天喊價，配合度差一點你也不敢跟他大小聲。 前幾天在一家企業授課時，學員跟我說：「我們面對供應商，像是乙方，面對客戶時，還是乙方。」 我常說，不管你是甲方還乙方，你都得盡可能讓自己成為實質上的甲方，不要被單一對象綁架，如果不得已得被綁架，那就只有這次，一定要想辦法擺脫這種依賴性，否則你永遠抬不起頭來。 若你是合約上的甲方，你要不就是要評估多供應商，不怕換個乙方，要不就是要讓乙方反過來依賴你，因為光靠信任關係是不容易維持住長期的商業合作關係的。 但切記，請善待你的乙方，因為他是很重要的夥伴，不要讓乙方活不下去，那只是給自己找麻煩。 若你是合約上的乙方，你一定要提升自己的獨特性，有